Các nhà lưu trữ, người quản lý và người quản lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển, duy trì, triển khai và cung cấp các hệ thống lưu giữ, cập nhật, truy cập và bảo quản hồ sơ, hồ sơ, thông tin, tài liệu lịch sử và đồ tạo tác. Những chuyên gia này đảm bảo rằng các hồ sơ quan trọng được đánh giá, bảo quản và lưu trữ phù hợp cho các mục đích hành chính, lịch sử, kỹ thuật, quản lý thay đổi, pháp lý, chứng cứ và các mục đích khác.

Mức độ kỹ năng chỉ định:

Hầu hết các nghề trong nhóm đơn vị này đều có trình độ kỹ năng tương đương với bằng cử nhân trở lên. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, kinh nghiệm liên quan ít nhất 5 năm có thể thay thế cho bằng cấp chính thức. Ngoài ra, một số vai trò nhất định có thể yêu cầu đào tạo tại chỗ hoặc có thêm kinh nghiệm ngoài bằng cấp chính thức (Kỹ năng cấp 1 của ANZSCO).

Nhiệm vụ bao gồm:

• Đánh giá và lưu giữ hồ sơ cho nhiều mục đích khác nhau như quản lý thay đổi hành chính, lịch sử, kỹ thuật, pháp lý và chứng cứ.
• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, chỉ mục, hướng dẫn và quy trình nghiên cứu lưu trữ cũng như lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ.
• Xác định và phân loại các mẫu vật và đồ vật cũng như sắp xếp công việc phục hồi.
• Kiểm tra các vật phẩm và sắp xếp việc kiểm tra để xác định tình trạng và tính xác thực của chúng.
• Thiết kế và sửa đổi biểu mẫu thu thập dữ liệu.
• Phân tích nhu cầu lưu giữ hồ sơ, chính sách và thủ tục của các tổ chức và chuyển chúng thành hệ thống quản lý hồ sơ.
• Duy trì hệ thống quản lý hồ sơ và biểu mẫu hồ sơ cũng như đưa ra lời khuyên về cách sử dụng chúng.
• Kiểm soát quyền truy cập vào thông tin bí mật và đề xuất các quy tắc thực hành cũng như quy trình truy cập hồ sơ.

Nghề nghiệp:

• 224211 Nhà lưu trữ
• 224212 Người quản lý phòng trưng bày hoặc bảo tàng
• 224213 Trình quản lý thông tin sức khỏe
• 224214 Trình quản lý hồ sơ

224211 Nhà lưu trữ

Vai trò của nhà lưu trữ liên quan đến việc phân tích và ghi lại hồ sơ, cũng như lập kế hoạch và tổ chức các hệ thống và thủ tục để lưu giữ an toàn hồ sơ và các tài liệu có giá trị lịch sử. Các nhà lưu trữ có thể chuyên về các lĩnh vực như phim, pháp lý, bản thảo hoặc lưu trữ quốc hội.

Cấp độ kỹ năng: 1

Chuyên môn:

• Nhà lưu trữ phim
• Nhà lưu trữ pháp lý
• Người lưu trữ bản thảo
• Nhà lưu trữ Quốc hội

224212 Người quản lý phòng trưng bày hoặc bảo tàng

Người quản lý phòng trưng bày hoặc bảo tàng chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức một bộ sưu tập bằng cách soạn thảo các chính sách về bộ sưu tập và sắp xếp việc mua lại các hiện vật. Người quản lý đảm bảo rằng bộ sưu tập được bảo trì tốt và trưng bày đúng cách.

Cấp độ kỹ năng: 1

224213 Người quản lý thông tin sức khỏe

Người quản lý thông tin y tế lập kế hoạch, phát triển, triển khai và quản lý các dịch vụ thông tin y tế, bao gồm hệ thống thông tin bệnh nhân và dữ liệu hành chính và lâm sàng. Những chuyên gia này đảm bảo rằng việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe đáp ứng các yêu cầu về y tế, pháp lý, đạo đức và hành chính.

Cấp độ kỹ năng: 1

Chuyên môn:

• Trình quản lý dữ liệu thử nghiệm lâm sàng
• Quản trị viên dữ liệu sức khỏe

224214 Trình quản lý bản ghi

Người quản lý hồ sơ thiết kế, triển khai và quản lý hệ thống hồ sơ cũng như các dịch vụ thông tin liên quan để hỗ trợ việc truy cập, di chuyển, cập nhật, lưu trữ, lưu giữ và xử lý các tập tin cũng như các hồ sơ khác của tổ chức một cách hiệu quả. Họ đảm bảo rằng hồ sơ được quản lý hợp lý và dễ dàng truy cập.

Cấp độ kỹ năng: 1

Chuyên môn:

• Kỹ thuật viên quản lý cấu hình
• Nhân viên tự do thông tin