Các Tổng Thư ký, còn được gọi là Tổng Thư ký 5311, đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ văn thư và hành chính khác nhau. Họ chịu trách nhiệm ghi lại, chuẩn bị, phân loại, phân loại và lưu trữ thông tin. Ngoài ra, Tổng Thư ký còn xử lý các công việc như phân loại, mở và gửi thư, sao chụp và fax tài liệu cũng như chuẩn bị các báo cáo định kỳ.

Mức độ kỹ năng chỉ định:

Hầu hết các công việc trong nhóm đơn vị Thư ký Tổng hợp đều yêu cầu trình độ kỹ năng tương xứng với trình độ chuyên môn và kinh nghiệm sau:

Tại Úc:

• Chứng chỉ AQF II hoặc III (Kỹ năng ANZSCO cấp 4)

Tại New Zealand:

• Chứng chỉ NZQF Cấp 2 hoặc 3 (Kỹ năng ANZSCO Cấp 4)

Bằng cấp chính thức có thể được thay thế bằng ít nhất một năm kinh nghiệm liên quan. Trong một số trường hợp, có thể cần phải có thêm kinh nghiệm và/hoặc đào tạo tại chỗ cùng với bằng cấp chính thức.

Nhiệm vụ bao gồm:

• Ghi lại, chuẩn bị, sắp xếp, phân loại và lưu trữ thông tin
• Sắp xếp, mở và gửi thư
• Sao chụp và fax tài liệu
• Chuẩn bị báo cáo định kỳ
• Ghi nhận sự cố về thiết bị cho nhân viên
• Nhận thư từ và tin nhắn điện thoại
• Chuyển thông tin vào máy tính và hiệu đính và chỉnh sửa bản sao
• Cung cấp cho khách hàng thông tin về dịch vụ (tùy chọn)
• Thực hiện nhiệm vụ lễ tân (tùy chọn)

Nghề nghiệp:

• 531111 Tổng thư ký

Vai trò của Tổng Thư ký 531111 liên quan đến việc thực hiện một loạt nhiệm vụ văn thư và hành chính. Những nhiệm vụ này góp phần vào hoạt động trơn tru của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Tổng thư ký rất cần thiết để duy trì hồ sơ có tổ chức, quản lý thông tin liên lạc và đảm bảo các quy trình hành chính hiệu quả.

Cấp độ kỹ năng: 4

Tóm lại, các Tổng Thư ký là những chuyên gia có tay nghề cao, đảm nhiệm nhiều công việc hành chính và văn thư khác nhau. Chuyên môn của họ góp phần vào hoạt động hiệu quả của các doanh nghiệp và tổ chức. Với sự chú ý đến từng chi tiết và khả năng tổ chức, Tổng Thư ký đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động trơn tru.